六個秘技,變身簡報達人 http://www.cw.com.tw/article/index.jsp?id=35510

作者:江佾穎  出處:Web Only 2008/08

相關關鍵字:超能力學堂/關鍵能力/簡報/報告

 

你的簡報總是讓人昏昏欲睡?或是讓人眼花撩亂抓不到重點?

簡報想要吸引人注意,只靠花俏的特效是沒有用的,密密麻麻的未經消化的字更是簡報大忌,六個秘技讓你成為簡報達人!

 

專輯精采重點:

秘技一 用故事開場,15秒內成功吸引注意

簡報開頭的前15秒,決定了聽眾對這場報告的印象,也是他們判斷你的話值不值得繼續聆聽的重要關鍵。

如何一開始就吸引所有人的注意?你可以講述一段與報告相關的故事破冰,或是用驚人的數據或事實,讓聽眾感受到報告的重要性。此外,也可引用名言加強說服力,或是直接拋出問題反問聽眾,與他們互動。

秘技二 重點在精不在多

有十幾個重點的報告雖然很豐富,但是聽眾無法記得這麼多,反而覺得你的報告太冗長。一般人的注意力大概可以記得五件事,因此,一場報告的重點三到五個就夠了,若能把重點整理出好記的口訣,更能讓人印象深刻!

秘技三 複雜數據轉成圖表,更容易吸收

「簡報」顧名思義就是要化繁為簡,除了重點不要太多,文字和數據也要經過消化、轉換,並不是資料多就是好報告,因為老闆、客戶通常要的是分析和結論,而不是一堆數字。

若不知道如何簡化,可以把資料轉換成「圖表」,有時候一張圖表就能抵過千言萬語,圖表也能幫你呈現抽象的概念,例如評比、排名、市佔率等….。數據快速轉換成圖表的方式請看「枯燥數據變精彩,讓圖表幫你說話!

秘技四 了解你的聽眾,給他們需要的東西

每場簡報都有目的,聽眾願意花時間聽你簡報,就要讓他們感到有收穫。簡報前務必先了解聽眾的背景、他們想知道哪些事,可以讓簡報更順利。

此外,說聽眾可以理解的話,不要用太多專有術語,簡報中可以多與聽眾互動,更能直接了解他們想要什麼,即時調整你的簡報內容。

秘技五  「你」才是簡報重點!

有人簡報時只是當讀稿機,照著投影片上的字唸一遍,這種方式最容易讓人昏昏欲睡。投影片上列出重點和圖表即可,你的想法、實例和推演邏輯,都應該直接用口頭說明,能讓聽眾自己看的東西,就不要花時間再唸一遍。

也不要讓圖片特效喧賓奪主,投影片的功能是輔佐報告,適度的變化可以帶來驚喜,無謂的設計只會讓你的簡報失焦。簡報時要切記,「你」才是主角!

秘技六 首尾呼應,給聽眾一個清楚的結論

聽眾在簡報開始和結束時會特別專注,尤其是超過10分鐘的簡報,難免會有注意力不集中的時候。不妨在最後給聽眾一個簡潔有力的結論,複習今日簡報的重點,讓他們更清楚掌握整場簡報關鍵,也對你的報告更印象深刻!

蘋果創辦人Steve Jobs的簡報技巧 http://www.cw.com.tw/article/index.jsp?id=2020

作者:蔡燿駿  出處:天下雜誌 345期 2006/05

相關關鍵字:超能力學堂/簡報/報告/PPT/設計

 

2006今年四月,蘋果(Apple)電腦剛慶祝完他們30週年的生日。這30年來,蘋果改變了我們使用電腦、聽音樂的習慣。如今,它的創辦人賈柏斯(Steve Jobs)也帶領蘋果走向另一個高峰。賈伯斯的成功,是因為他在很久以前就學習到,一個好的領導者,必須是公司的福音傳播者和最佳品牌代言人。

然而,不管你是不是CEO,不論你推銷的是如iPod一般的熱門商品,或是一份平凡的三明治,故事就是一個故事,你的目標都是在贏得客戶。你同樣可以像賈柏斯一樣在簡報台上散發品牌熱情。

就讓美國企業界中最佳的演說家賈柏斯,告訴你產品簡報的五大秘訣。. 

第一招 賣商品的好處

賈柏斯不是賣一個鐵盒子,他賣的是一種使用經驗。不像大多數科技狂只會專注在讓人麻木的統計數字上,他賣的是一種產品的好處。譬如說:當介紹一個30GB的ipod時,他會很清楚地解釋,這個商品能給消費者帶來的好處,像是:30GB代表可以裝7500首歌、25000張數位相片、或是75小時的影片。

今年一月,賈柏斯在介紹蘋果第一台內建intel晶片的筆記型電腦時,他開頭的第一句話就是:「這代表著什麼?」

他繼續解釋這台筆記型電腦有兩個處理器,讓這個新產品比起上一代的Powerbook G4,要快上四到五倍。他把它稱做一個「驚嘆號」。他同時也說這台是蘋果有史以來最薄的筆記型電腦,而且裝備著「驚人」的新特色,包括更亮的寬螢幕,和內建可供視訊會議用的數位攝影機。他強調的不是「科技」,而是科技可以帶給你什麼樣的改變。

第二招 練習、練習、再練習

賈柏斯從來不把好的簡報視為理所當然。他一次次複習和演練簡報的題材。根據商業周刊(businessweek)在今年二月的報導中指出:「賈柏斯向大家揭露蘋果最新產品時,彷彿就像一個朋友驕傲地在向你炫耀家中的新發明。但事實上,他台上輕鬆的態度背後,卻是幾個小時累人的練習,」文章中同時也指出,賈柏斯花四個小時去複習每張投影片和講稿,是稀鬆平常的事。 

第三招 把演說視覺化

在賈柏斯的演講中,投影片中很少有文字要點。每張投影片都是高度視覺化的,如果他在講一個電腦裡面的新晶片,他背後的投影片就會在電腦旁跳出生動的晶片圖片。就是這樣,簡單而且視覺化。

蘋果電腦的簡報不是以一般常用的Powerpoint軟體做的。但是Powerpoint投影片卻一樣可以做出視覺化。這關係到你自己是否能將簡報內容做視覺化的思考,而不落入製作標題和要點的窠臼。

有家上市公司的副總,在40分鐘的簡報時間中做了80張充斥著數據資料的投影片,你可以想像聽眾有多快會感到無聊。當他了解到視覺化的重要後,回去將他的簡報拆解成10張充滿圖片的投影片。隔天,報紙記者就寫他讓現場的分析師和投資者感到「哇 !」。再隔天,該公司股價馬上上升17%。你也可以從賈柏斯中得到一點靈感,來幫助你的聽眾對你想要傳達的訊息更加視覺化。

第四招 發散熱情、活力和熱忱

賈柏斯有一種具有感染力的熱忱。當介紹蘋果最新的video iPod時,他會說:「這是我們做過最棒的音樂播放器」、「它有棒透的螢幕」、「它的外觀顏色真是難以致信」,以及「這展現的影片品質實在太棒了!」

很多人都會說他們對自己的產品充滿熱情,但是往往當他們掉入簡報的情境時,就喪失掉他們的活力和熱忱。但是,賈伯斯卻把他的熱情帶到簡報現場上。

賈柏斯在1980年代的故事,證明了他的熱情。他過去在說服前百事可樂執行長John Sculley來帶領蘋果時,對他說:「你想要一輩子賣糖水,還是想要改變這個世界?」Sculley後來選擇了後者,雖然這個組合到最後宣告失敗,但是這個故事反映了賈柏斯在蘋果創立時的使命感,而且這個使命感還持續到今天。

第五招 「還有更棒的一件事是…」

在每個簡報的尾聲,賈柏斯總會戲劇化的加上一句話:「還有更棒的一件事是…」然後,他就會再附加介紹一個新產品、一項產品新特色,有時還會介紹一個樂團。他把每次的簡報都包裝成一場表演:一個強而有力的開頭、中間穿插產品介紹,一個強而有力的結尾,最後再加上一首安可曲:「還有更棒的一件事是…」

向管理大師湯姆畢德士 學習簡報技巧 http://www.cw.com.tw/article/index.jsp?id=35540

作者:天下網路部  出處:Web Only 2008/08

相關關鍵字:超能力學堂/關鍵能力/簡報/報告

 

管理大師湯姆畢德士是演講名家,他的投影片內容精簡,只列了重點以及相關圖表,反而讓人能夠專心在他的演說上。

而他的手勢是明確以演講必備的標準「刀狀手勢」,和搭配合宜的服裝讓他看起來很專業,讓演講極具說服力。

管理大師湯姆.畢德士Tom Peters是管理學界的超級明星,他的演說不斷創造驚嘆號!他的著作《追求卓越》,迄今被公認為是管理學的經典著作。

他咬字清晰,時而慷慨激昂,時而幽默逗笑,非常有個人特色!加上他會丟出與觀眾互動的問句,演講中眼神會看到每個觀眾,都可以吸引觀眾的注意、讓觀眾有參與感。

各位網友可以從他的演講中,直接學到他如何善用投影片報告,完成一場精采的演講。
立即向他學習簡報技巧!

http://video.cw.com.tw/pages/public/movie/player/tv_player.jspx?id=40288124173953fa01173953faf5003e

湯姆畢德士:用感性行銷塑造品牌(part3)
企劃/李明芳 
攝影/黃麗菁  
剪輯/黃麗菁 

影音簡介/
管理大師湯姆.畢德士Tom Peters,管理學界的超級明星,不斷創造驚嘆號!他的著作《追求卓越》...

短短五分鐘,變身簡報魔術師 http://www.cw.com.tw/article/index.jsp?id=33506

作者:江佾穎  出處:Web Only 2008/01

相關關鍵字:超能力學堂/簡報/報告/PPT/設計

 

數據圖表資料這麼多,企劃和創意點子都需要整理成具有邏輯的內容,你該如何將枯燥的元素轉化為吸引人的簡報?

一年到頭總是有許多簡報,簡報人人會,但是多數人的簡報令人昏昏欲睡… 其實一些小技巧就能讓你脫離從簡報催眠師,變身簡報魔術師!

但是,數據圖表資料這麼多,企劃和創意點子都需要整理成具有邏輯的內容,你該如何將枯燥的元素轉化為吸引人的簡報?

簡報達人都可行銷總經理趙滿鈴,在行銷界歷練23年,擁有豐富的簡報評稿經驗,她將親自傳授你製作簡報的獨門寶典!讓你五分鐘抓到簡報重點!

成功簡報的先決條件,簡報鐵三角!

你知道簡報的鐵三角概念嗎?一個完整的簡報必須要有簡報內容、視覺呈現、口語表達,這三個元素缺一不可。

製作簡報前的暖身動作

充份的準備是簡報成功的先決條件,不少人犯了簡報太冗長、資料安排缺乏系統、文字密密麻麻的狀況,這是因為簡報前的暖身不夠,沒有詳加思考的緣故。製作一份好的簡報有哪些注意事項呢?

1.先確定讀者是誰

先瞭解該簡報的讀者是對公司內部或對外部客戶,對老闆或對同事,簡報目的是說服還是報告現況等,內容規劃要符合效益才是正確的態度。

2.以柱子理論確立架構

製作簡報就像寫精簡版的企劃書,趙滿鈴建議可以使用「柱子理論」來架構你的簡報,每個人都知道四支腳的椅子最穩,因此簡報以四個主軸呈現最適當,重點太多會失去焦點,太少的結構則內容空泛。

3.善用起承轉合,變一場精彩的簡報魔術

「簡報就是演一場戲,要先想好你的重頭戲是什麼,」趙滿鈴說,有起承轉合、高潮迭起的簡報,才能讓人印象深刻。在編輯「起承轉合」時,可以用「演繹法」和「歸納法」來協助你邏輯思考,但是要注意所有內容都要符合核心讀者的需求。

接著看「善用色彩管理,變一場精彩的簡報魔術」,正式開始製作簡報吧!

善用色彩管理,變一場精彩的簡報魔術 http://www.cw.com.tw/article/index.jsp?id=33507

作者:江佾穎  出處:Web Only 2008/01

相關關鍵字:超能力學堂/簡報/報告/PPT/設計

 

正式開始製作簡報,除了要管理色彩,更要注意「簡潔有力」! 都可行銷總經理趙滿鈴,將親自傳授你製作簡報的獨門寶典!

正式製作簡報的小訣竅

10分鐘的報告搭配10~15張簡報就已足夠,數據最好以摘要的形式呈現,不需要附上原始資料。若不知道如何掌握內容長短,可以善用PPT的簡報大綱範本。

文字行距控制在1行以上,字級至少要在20以上才夠清楚,並且盡量讓圖表類型統一,不要一下子使用圓餅圖、一下子出現長條圖,過一會跑出矩陣圖。

簡報的配色首重清晰可讀,最保險的做法是套用微軟office PPT內建的背景範本。也可以運用提案對象的「公司標準色」,例如都可行銷的公司主調性是紫色,趙滿鈴就會利用藍紫色系來編輯簡報,而對天下雜誌就會使用紅色、白色來呈現。

不少人為了讓簡報內容看起來豐富,用了太過花俏的色彩和動畫,反而喧賓奪主。趙滿鈴建議顏色安排上也要有邏輯,例如大標題統一使用36號黑色標楷體,小標題統一使用28號褐色標楷體,或是A部份統一使用紅色,B部份使用橘色等。

簡報製作完成後,最好找人協助修改,除了找出錯字,也幫你檢視邏輯是否通順易懂、視覺效果是否合宜。

趙滿鈴特別指出,動畫運用要有道理,做無謂的動畫效果不但費力,也讓觀眾眼花撩亂。她曾經評過一個簡報,雖然內容非常精彩,作者也很費心製作了繁複的動畫,但是觀眾看完之後,只注意到簡報中的動畫不停飛來跳去,卻記不得到底聽到了什麼內容。

簡報先轉檔再分享,有效保護心血結晶

簡報製作完成後,若是有人跟你要求檔案,可是你不希望自己的心血和重要資料隨意被使用,該怎麼辦呢? 這時可以分為兩種狀況,能拒絕的就委婉拒絕,明確表示該簡報有著作權問題。如果難以拒絕,建議先將簡報轉成PDF檔案,讓使用者無法修改,有效保護心血結晶!

本期超能力學堂介紹了簡報中的「內容」和「視覺」,你發現少了什麼嗎?沒錯!就是鐵三角中的「表達」。你是否因為報告技巧不好,讓辛苦準備100分的簡報內容只剩下10分?

「表達技巧」會在之後的超能力學堂隨著「一上台就魅力四射」推出,讓你各種報告都能從容自信地應付,成為魅力四射的報告專家,敬請期待!

3.找人幫你修正
2. 管理你的簡報色彩!
1.「簡報」就是要簡潔有力!

【Tech-Tips】簡報靠Excel變身,圖表驚豔引人注目 http://www.cw.com.tw/article/index.jsp?id=3056

作者:溫典寰  出處:天下雜誌 373期 2007/06

相關關鍵字:Tech-Tips/PowerPoint/Excel

 

使用PowerPoint向客戶簡報時,你還在用單純的表格數字,讓人聽的「霧煞煞」嗎?為了讓觀眾更清楚了解數據趨勢或波動,利用Excel轉化圓餅或長條圖,讓你的聽眾一目暸然,報告更讓人驚豔。

在工作職場或客戶業務進行簡報前,許多人常把表格數字,從Word直接複製再貼到PowerPoint。即使你口沫橫飛,但觀眾霧裡看花,仍不知道表格數字的意義(圖1)。若是先在Excel輸入數字,再輸出為圖表,要輕鬆幾步驟,就不須耗費太多時間解釋,聽的人亦能立即得知數字箇中奧妙與趨勢。 (圖1)

例如,你想計算「公司裡的各個部門」(A),「去年各季的支出」(B),即可用交叉分析方式(水平為B、垂直軸為A的概念),更簡化表格空間。

首先,在Excel左列(垂直)輸入部門名稱,上方直行(水平)輸入「季別」。接著開始輸入各個部門的每季支出。 當完成後,利用「圖表精靈」轉化圖表。在上方功能列找到「圖表精靈」按鈕(圖2),跳出來的視窗,可選擇長條圖(立體)、圓餅圖或曲線圖。還可以透過圖表,比較每年的數據呈現,將表格數據大大簡化。

(圖2)

簡易型計算,選擇長條圖即可;類別少時(例如性別)的計算,最常用的是圓餅圖。在此範例中,部門過多,跳出來的視窗「圖表類型」可選擇長條圖、「副圖表類型」則預設第一個。(圖3) (圖3)

接著選擇「下一步」進行資料轉換,選擇主從關係。在「數列資料取自」欄位裡,可選擇列或欄,使圖表的垂直或水平軸欄位不同,可依簡報內容調整。當選定後,再按下一步。 最後,跳出來的視窗,需要選擇圖表標題與各軸名稱,讓觀眾一目了然。(圖4) (圖4)

【Tech-Tips】powerpoint小招式,簡報讓人印象深刻 http://www.cw.com.tw/article/index.jsp?id=2711

作者:溫典寰  出處:天下雜誌 360期 2006/11

相關關鍵字:超能力學堂/簡報/報告/PPT/設計

簡報人人會,若想要讓人印象深刻內容,要靠幾招簡單小技巧,教你調整最佳的行距、字距或插入影音播放,讓你輕鬆製作美觀頁面,更清楚表達詞意!

前幾期Tech-tips曾提供大家「如何成為5分鐘簡報達人」的方法,應付老闆突然臨時要你上台簡報的狀況。這次,繼續教你快速使用工具列的功能,調整簡報頁面,使冗長的會議下,也能吸引聽眾注意。

1、調整字距與間距,頁面美觀  

通常,Powerpoint預設的文字行距較窄,聽從簡報者觀看會吃力,無法牢記每頁簡報重點。因此,適度的調整每行間距,使文字看起來較美觀。

首先,在上方「工具列」找到「格式」及「行距」,並調整「行距」的數字,預覽效果之後再執行「確定鈕」,即可拉大距離。  

兩文字方塊欲拉大行距,另有捷徑。使用滑鼠左鍵按著不放,再將兩文字方塊圈起,到「工具列」找到格式與行距的步驟執行即可。  

第二,若文字方塊裡分成兩段,則使用「段落」功能。先將滑鼠游標移到第二段文字任一處,並在「格式」及「行距」裡,改調整「段落前」的數字即可。  

另外,有時惱人的首字會字動內縮,透過尺規使首字空一格,而非半格。請開啟「檢視」找到「尺規」功能。當尺規出現後,將滑鼠移動至每段文字上,再調整上方的尺規。最後,再移動尺規的「上面刻度」,而非下方,成功使每段首字縮排。

2、頁面背景圖片一致,強化客戶印象  

簡報時,公司logo若露出,增加客戶印象。除此,善用有趣的圖片,也能讓人記憶。因此,使用「母片」功能,不需要每張頁面重新插入圖片,即可自動使每頁產生logo或圖示。  

上方「工具列」找到「檢視」功能,並在「母片」裡找到「投影片母片」。

接著,開始置入圖片。找到工具列的「插入」、「圖片」,執行「從檔案」功能找到圖片檔案,並選擇「插入」鈕。接著再移動圖片大小或位置,再關閉母片功能。

3、插入Word表格也不變亂  

Word表格直接貼在Powerpoint互用,使簡報不僅有文字,還能重點整理後讓人一目瞭然。  

很多人直接會將Word上的表格,直接貼在Powerpoint的文字方塊裡,結果表格不會出現,反而出現文字亂排情況。透過兩個方式,可使表格相容在Word與Powerpoint之間。

(1)插入物件隨時修改  直接將Word中的表格用滑鼠反黑選取並複製,再到Powerpoint頁面,找到上方「工具列」,選擇「插入」、「物件」,找到「microsoft word文件」,按確定鈕後跳出word程式,貼入方才複製的表格。最後,再將此word頁面關閉。回到Powerpoint後,調整表格大小。  

若要調整表格內文字,將滑鼠在表格上點兩下,會再將表格帶回word程式,再修改表格頁面後關閉。

(2)選擇性貼上視為圖檔  選擇性貼上的功能,將word上的表格視為圖檔。重覆上述的「將Word表格用滑鼠反黑選取並複製」功能,再到Powerpoint頁面,選擇「功能列」上的「編輯」、「選擇性貼上」,在「形式」中找到「圖片」再確定即可。接著再調整表格大小

4、變更文字方向  

不想一層不變的簡報,文字改使用直排,說不定有意想不到的效果。  直接將滑鼠游標移到文字方塊裡,並在上方找到「變更文字方塊鈕」,讓所有文字產生直排。再按一次該鍵,則恢復橫排。

(圖1) 

5、簡報更深動,插入影音  

簡報往往是靜態,靠講者滔滔不絕的口述。若在下午較精神不濟時,藉動態影音播放,可以加深聽眾的印象,也不需將Powerpoint視窗暫先關閉,再開啟其它播放軟體了。  

直接在工具列中找到「插入」,在「影片及聲音」中選擇「從檔案插入影片」,找到欲播放的影音檔案後,再執行確認。在簡報時,直接執行到該張投影片後,簡報會自動播放影片。

貼心小提醒:影片必須隨Powerpoint檔置放,以免存在隨身碟後,使用會場電腦,則找不到影片播放檔。

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