以結果為導向的時間管理
 院長 黃世傑

一個人之所以成功,時間管理是非常重要的關鍵因素,如果我們想要成功,就必須讓我們的時間管理做得更好,要把時間管理好,最重要的就是做好以結果為導向的目標管理。以下為時間管理的要點。

一、時間管理心理學

 

()心理建設:要把時間管理好,基本上要先作自我心理建設。(1慾望:您要有把事情做好、時間管理好的強烈慾望;(2決定:決定達成作好時間管理的目標;(3操練:時間管理是一種技巧,觀念與行為有一段差距,必須經常地去演練,才能養成良好的習慣;(4決心:下定決心持續學習,直到能運用自如。

()時間 = 金錢 = 生活:甚至於時間 > 金錢,即時間比金錢還重要。若時間管理好,才能夠達到自我理想,建立自我形象,進一步提升自我價值。每個人應把自己當成一個時間管理的門外漢,而努力不斷地學習。若能每天節省2小時,一週就至少能節省10小時,一年節省500小時,則生產力就能提高25%以上。每一個人皆擁有一天24小時,而成功的人單位時間之生產力則明顯的較一般人高。

()成就感:引起動機的關鍵就是成就感。要成就一件事情,一定要以目標為導向,才會把事情做好,把握「現在」,專注在「今天」,每一分每一秒都要好好把握。一位領導人物,有二個關鍵,第一就是工作表現,要有能力去完成工作,而非只強調其努力與否而已,第二是重視結果,凡事一定要以結果為導向,做出成果來。時間管理好,能讓人更滿足、更快樂、賺取更多的財富、自我價值亦更高。

二、策略性的目標設定

 

(一)立定標竿、全力以赴:譬如射標,一定要有一個靶,才會射中標的。同樣地,人生若沒有目標,只會任由環境影響,而非自己影響環境。根據耶魯大學研究,只有3% 的學生為自己訂下目標,而其他的學生則沒有。經過長時間的研究指出,當初有訂下目標的3%學生,其成就遠超過其餘97%學生的總和。

(二)一般人不願為自己設定目標的三個原因:1恐懼:怕萬一達不到怎麼辦?會有失敗感;(2無此意願:為何要設定目標,每天過得好好的就可以了;(3誤將行動當成就:每天忙來忙去,好像很有成就感。其實行動不等於成就,有結果才算有成就,所以一定要設定成就目標。

(三)目標設定原則:(1目標要具體,例如「我想要升教授、當主任、得到碩士學位」等;(2目標必須是可衡量的;(3目標是可能實現的;(4目標是切合實際的;(5一定要設定時間表

(四)耶魯大學的目標設定七個步驟:(1先擬出您期望達到的目標;(2列出好處:您達到這目標有什麼好處?譬如您有一個目標想買房子,列出買房子對您有那些好處;(3列出可能的障礙點:您要達到此目標之障礙,可能是錢不夠、能力不夠等,一一列舉;(4列出所需資訊:思索需要那些知識、協助、訓練等;(5列出尋求支持的對象:一般而言,很難靠自己一個人即能達到目標,所以應將尋求支持的對象亦一併列出;(6訂定行動計畫:一定要有一個行動計畫;(7訂定達成目標的期限。

(五)立定標竿的四個步驟:(1消除恐懼:不要擔心失敗,立定目標是必須的;(2認同每個人一定要有「目標」這個想法;(3完成耶魯大學七步驟;(4堅持目標:若不堅持,任由挫折、打擊所擺佈因而放棄,則永遠達不到預定的目標。一位希望追求成功的人須能堅持、決不放棄,才會成功地達到目標,例如愛迪生不斷地嘗試及堅持,終於達成目標。

(六)目標管理:一個人需要在三方面設定目標:(1個人和家庭:這是您生活的誘因;(2職業生涯和財務目標:這是您的方法;(3個人發展和專業發展:這是您的成果。

(七)目標設定的步驟:1寫下目標:通常用想的還是不夠,一定要寫下您的目標,才能加深印象,進入我們的潛意識;(2設定優先順序:目標可能有很多,一定要排定其優先順序;(3擬定計畫:依據目標之優先順序擬定計畫;(4對計畫設定優先等級和先後順序;(5排定時程表;(6確實做、馬上做

(八)策略性的目標設定:(1您需要有六個月、一年、三年、五年、十年以及一生的目標:甚至於想好將來自己的墓碑上要刻那些字,這是一生的目標;(2除掉障礙;(3尋求合作;4充實知識;5決定關鍵步驟;6人類因夢想而偉大:作偉大的夢、並使它們實現;(7每天早上重寫一遍您的目標 ,每天晚上審查這些目標:每天如此做,這樣才會進到我們的潛意識。

三、設定優先次序

 

1)每個人每天都有非常多的事情要做,為有效時間管理一定要設定其優先次序;會設定優先次序是快速晉昇職位者的人格特質;(2)根據柏拉度80 / 20 定律:在日常工作中,有20%之事情可決定80%的成果;(3)目標須與人生、事業之價值觀相互符合:如此才不致浪費力氣;(4)發展專長,從事高價值的活動:無益身心之低價值活動,會腐蝕我們的精力與精神儘量不要去做;(5)要設定優先順序,將事情依緊急、不緊急以及重要、不重要分為四大類,一般人每天習慣於應付很多緊急且重要的事,但接下來會去做一些看來緊急其實不太重要的事,整天不知在忙什麼。其實最重要的是要去做重要但是看起來不緊急的事,例如讀書、進修等,若您不優先去做,則您人生遠大的目標將不易達成。

設定優先次序,可將事情區分為五類:A = 必須做的事情;B = 應該做的事情;C = 量力而為的事情;D =可以委託別人去做的事情;E =應該刪除的工作。最好大部份的時間都在做A類及B類的事。

時間應如何運用才最有價值?一個重要的觀念是要做對及重要的事情,而不是把事情做對!一般人的習慣是不管所做的事情是否正確,只知一味的去做,這樣是不對的。惟有努力去做「對」的事情才會有高產能,要有勇敢的特質,拒絕不重要的事,來者不拒是不好的。

忘掉過去種種,而努力未來。專注於目前有什麼機會上,努力去把握,要有時間的遠景。真正的成功本身是一種態度,亦即要有成功的意念、慾望、決心,每天要有足夠的時間來做重要的事。

四、規劃與組織

 

(一)保持整潔能夠提昇我們的自我價值、自我形象以及自我尊嚴。例如將桌面保持整潔、做完事立即歸檔、做事只經手一次,經手五、六次才完成就很浪費時間,儘可能一次就把它做完,凡事若能預作準備,則才能有效地掌握時間。

(二)文件處理流程:1投擲:將不用的資料丟掉;(2轉手:將資料轉交給別人去做;(3行動:重要的事情一定要馬上去做;(4歸檔:有使用價值且重要者才歸檔,根據統計約80%-90%的歸檔資料是不會再去用它。若在五分鐘之內無法找到所要的檔案,就是不好的檔案系統,所以一段時間要整理檔案並將不需要的檔案丟掉。

(三)成功的關鍵:1有毅力、耐心的持續工作,直到完成;2做完工作,給自己適度的報酬與獎勵;31分鐘時間規劃,可節省4分鐘的執行時間;(4有組織的檔案系統;5重視規劃善於利用內在及外在的巔峰時刻:內在巔峰時刻是指利用自己精神最好的時刻來做重要的事情;外在巔峰時刻是指與別人接洽時要掌握別人最有空的時段;(6列出工作清單;(7善用百分之三十定律:一般人完成工作所需要的時間通常會超出您所預定時間的30%以上;(8善加規劃能減輕壓力;(9練習會導致完美;(10不要製造藉口,要妥訂計畫將工作完成

 

五、提高生產力

 

(1)  一般人只用50%的能力工作;一分耕耘一分收穫,牢記播種與收割定律;(2)養成環境及桌面整潔的習慣;專注工作的焦點,專心工作;(3)用一整段的時間工作,找出至少30分鐘或1小時不會被打擾的時間,來做重要的事;(4)要有堅忍的毅力,一氣呵成;一次處理完成,才不會浪費時間;(5)工作中斷時,要有回去工作的驅動力;(6)要有完成工作、結束工作的強制力:不要每件事都只作一半而無結果;(7)維持高生產力的肢體語言:坐正挺胸,做出很有精神的樣子,如此生產力自然會提高;(8)集中能力於自己的優點上,發揮自己的專長;(9)設定完成工作的期限;(10)達成對別人的承諾。

 

六、有效的專案管理

 

(一)當在工作上和時間管理上愈來愈有績效時,可能會被指派更多的工作,有效的專案管理(組織和執行能力)將是成功的關鍵,其內容包括( 1 )多重的工作計畫:若您越能做多重的工作計畫,即代表您的能力越強; ( 2 )規畫和組織:事先一定要有很好的規畫及組織;( 3 )定義理想的結果:譬如您希望屆時會有署長、處長等人之蒞臨及熱鬧場面等的理想成果; ( 4 )設定完成期限:任何事情一定要設定一個期限來完成它; ( 5 )列出完整的工作清單 ( 6 )判定限制的步驟:看看那些事情會影響結果,想辦法解決; ( 7 ) 多重工作計畫的管理可依循序法或併行法進行; ( 8 )指派和授權:事情實在太多,不可能自己一個人完全承擔,有些事情一定要指派給別人; ( 9 ) 檢核:當事情指派給別人時,一定要記得做檢核的動作,檢視對方是否有依照自己的理想去做; ( 10 )風險預估和替代方案:要評估風險,若失敗的話是否有其它方案可以替代。

(二)墨非定律:( 1 ) 凡是可能出錯的都會出錯; ( 2 ) 每次出錯的時候, 總是在最不可能出錯的地方; ( 3 )不論您估算多少時間,計畫的完成都會超出期限; ( 4 )不論您估算多少的開銷,計畫的花費都會超出預算; ( 5 )您做任何事情之前,都必須先做一些準備的工作。

(三)崔西定律:( 1 )任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比:例如完成一件工作有3個執行步驟,則此工作的困難度是9,而完成另一工作有5個執行步驟,則此工作的困難度是25,所以必須要簡化工作流程;( 2 )簡化工作是所有成功主管的共同特質,工作愈簡化,愈不會出問題。

七、消除時間殺手

 

所謂時間殺手就是浪費時間的事情,如:( 1 )電話干擾:一般人在接電話後習慣聊天一陣子,這樣很浪費時間; ( 2 )開會:不重要的會儘量不要召開,開會一定要準時開始及結束,要好好地計劃,才不會浪費時間; ( 3 )不速之客:臨時有人敲門拜訪,一閒聊就花掉數十分鐘,所以儘量花費數分鐘即結束; ( 4 )救火:即總是在做應急的事情; ( 5 )拖延的習慣; ( 6 )猶豫不決; ( 7 )過度承諾 ( 8 )個人組織能力不佳; ( 9 )缺乏目標; ( 10 )缺乏優先等級; ( 11 )缺乏完成期限; ( 12 )授權能力不佳 ( 13 )權力或責任界定不清; ( 14 )缺乏所需資源。

若要消除時間殺手,您一定要釐清工作的重點:把工作重點擬出來,然後作出抉擇。通常自己就是時間殺手,要設法控制自己。

八、克服拖延的習慣

 

( 1 )要有良好的組織( 2 )由重要的事情開始著手工作( 3 )建立一個報酬時間表( 4 )培養緊急的意識( 5 )以快節奏工作( 6 )一旦開始,不要停止( 7 )訂出一段特定的時間工作( 8 )從最糟的事情開始( 9 )詳細的計劃( 10 )不可找藉口( 11)設定截止期限

 

 

九、授權與溝通

 

( 1 )工作時間中有75% 的時間是花在與人溝通上;( 2 )在世界上最浪費時間的,就是不良的人際關係;( 3 )在職業生活中您是否成功,百分之84決定於您如何有效地與別人溝通;( 4 )每一次溝通的破裂,都發生於意見表達不明確;( 5 )不良授權是浪費時間的主要因素;( 6 )您與上司的溝通,要弄清楚您要去溝通什麼 ? ( 7 )要使自己成為解決方法導向的人;( 8 )要將可能交辦出去的工作授權出來;( 9 )要教導您的部屬,如何做您所交辦的工作;( 10 )要向外界爭取資源協助您。

 

十、時間管理哲學

 

( 1 )培養個人的時間管理哲學; ( 2 )要有遠大的眼光; ( 3 ) 要有延後滿足的能力; ( 4 )培養個人的特質,在行動中自我操練; ( 5 )學習微視,以每分鐘來衡量時間; ( 6 )學習如何說 ( 7 )要記住時間等於金錢; ( 8 )要以每小時的工資為基礎,來衡量每一件您被期待去做的事; ( 9 )完成較高價值的工作; ( 10 )時間管理是一生的技巧; ( 11 )以榜樣去引導您的部屬; ( 12 )平衡與適度:放輕鬆、要休假和運動; ( 13 )確定您的目標與價值一致; ( 14 )定期健康檢查; ( 15 )吃清淡的食物; ( 16 )下定決心活到100歲。

 

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